ANNONCE

Et firmaevent i København kan selvfølgelig holdes i et konferencelokale fra start til slut. Det er praktisk, overskueligt og ofte den mest effektive løsning.

Men byen kan også bruges mere aktivt.

København rummer havn, museer, hoteller, restauranter, historiske bygninger og byrum, som kan skabe naturlige skift i et program. Det betyder ikke, at et arrangement nødvendigvis bliver bedre af at flytte deltagerne rundt. Tværtimod kan for mange skift gøre dagen mere besværlig.

Forskellen ligger i, om byen bare er adressen på invitationen, eller om den faktisk er tænkt ind som en del af eventets rytme.

Når det fungerer, kan et skift fra ét sted til et andet give luft mellem programpunkter og skabe en tydelig overgang fra fagligt indhold til middag, netværk eller en mere uformel del af dagen.

København behøver ikke kun være adressen på invitationen

Mange virksomheder begynder helt naturligt med at finde et venue, der kan rumme det forventede antal deltagere.

Men København giver mulighed for at tænke bredere end ét lokale.

En konference kan begynde på et hotel og fortsætte med middag et andet sted. Et kundeprogram kan kombinere oplæg med en aktivitet ude i byen. Et medarbejderevent kan bruge selve transporten mellem to steder som en del af oplevelsen frem for som et nødvendigt mellemrum.

Event Republic har blandt andet arbejdet med arrangementer, hvor København netop indgår på den måde. Til en sommerfest for Coop begyndte 135 deltagere ved Hotel Nyhavn 71 og fortsatte med båd gennem kanalerne mod Islands Brygge.

Det interessante ved den type løsning er ikke båden i sig selv. Pointen er snarere, at overgangen mellem to dele af arrangementet kan få sin egen funktion.

I stedet for at deltagerne selv skal finde taxaer, Metro eller adresser, kan transporten samles og blive en fælles del af dagen. Samtidig ændrer omgivelserne sig, og det kan markere, at programmet går fra én fase til en anden.

Det kræver dog, at skiftet giver mening. Hvis 300 mennesker skal bruge lang tid på at vente, finde overtøj eller stå i kø, forsvinder gevinsten hurtigt.

Et venueskifte skal føles som en del af eventet – ikke som transporttid

Det er let at undervurdere, hvad der sker, når mange mennesker skal flyttes samtidig.

Fem minutter ekstra betyder ikke meget for én person. Ganger man det med flere hundrede deltagere, kan små forsinkelser hurtigt skubbe resten af programmet.

Derfor bør et venueskifte planlægges lige så grundigt som et sceneskift.

Hvor lang tid tager det reelt at få alle ud af lokalet? Skal der være garderobe? Hvor mange busser eller både kræves? Hvad sker der, hvis vejret ændrer sig? Og hvordan får deltagerne at vide, hvor de skal hen?

Den slags detaljer bliver særligt relevante ved større arrangementer. Event Republic har eksempelvis håndteret Lyreco Convention med omkring 600 deltagere, hvor transport til København fra forskellige steder i Skandinavien var en del af den samlede logistik.

Når mange mennesker kommer fra forskellige destinationer, bliver ankomst og afrejse en væsentlig del af eventet.

Det samme gælder inde i byen. Et program med flere lokationer skal tage højde for, at København både har tæt trafik, cyklister, broåbninger, vejarbejde og den helt almindelige uforudsigelighed, der følger med en levende by.

Det betyder ikke, at man skal undgå bevægelse mellem steder. Det betyder bare, at transporten ikke bør behandles som et tomt hul i tidsplanen.

Hvis overgangen er planlagt ordentligt, kan den tværtimod blive en styrke.

Byens muligheder skal passe til dem, der faktisk deltager

Det er fristende at vælge en aktivitet eller lokation, fordi den ser godt ud på billeder.

Men et event skal først og fremmest fungere for de mennesker, der skal være med.

Her kan et eventbureau København blandt andet hjælpe med at vurdere, hvordan program, deltagerantal, venue og logistik hænger sammen. Event Republic arbejder med både konferencer, firmaevents, brandaktiviteter og større arrangementer, hvor behovene kan være meget forskellige.

En gruppe på 40 ledere kan flyttes rundt på en anden måde end 800 medarbejdere.

Det samme gælder målgruppen. En lang gåtur gennem byen kan være en fin del af et kreativt teamarrangement, men mindre velegnet hvis deltagerne har meget forskellig mobilitet, eller programmet i forvejen er tæt.

Vejret spiller også ind. En udendørs reception i maj kan være oplagt på papiret, men bør have en løsning, hvis regnen rammer præcis den eftermiddag. En kanalbåd kan være en stærk overgang mellem to steder, men kun hvis tider, kapacitet og alternativ transport er tænkt igennem.

Det er derfor ikke antallet af københavnske seværdigheder, der gør et event lokalt forankret.

Nogle gange er den bedste løsning faktisk at holde det meste af programmet samlet og kun bruge byen ét bestemt sted i forløbet. En middag, en kort aktivitet eller en transportetape kan være nok til at ændre rytmen uden at gøre dagen unødigt kompleks.

På den måde bliver København ikke pynt på eventet, men et værktøj i planlægningen.

Når byen bruges med omtanke, kan skiftet mellem steder skabe tempo, variation og en tydeligere oplevelse af dagens forskellige dele. Og når det ikke giver mening at flytte deltagerne, er det mindst lige så professionelt at lade være.